Voici le fonctionnement étape par étape :
- Etape 1 - Prise de contact
Vous pouvez nous contacter au 04 67 813 813 du lundi au vendredi de 9h à 12h et de 14h à 18h ou par courriel : contact@a-vos-cotes.com. Dès votre appel ou dès réception de votre demande en ligne, l’une de nos assistantes de secteur vous renseigne sur nos prestations et peut vous donner une première estimation de devis. Elle vous propose ensuite systématiquement un rendez-vous à votre domicile avec la responsable de secteur et l’animatrice qualité afin d’évaluer ensemble vos besoins et vos attentes de façons beaucoup plus précises. Cette première visite est très importante car elle va permettre l’adéquation entre vos besoins et vos attentes ET les compétences et contraintes de nos intervenant(e)s. Ce rendez-vous peut aussi, de façon exceptionnelle, se faire dans nos bureaux ou à l’hôpital.
Cette rencontre est bien entendu confidentielle, gratuite et sans engagement de votre part. - Etape 2 - Analyse de vos besoins
Lors de cette première rencontre, notre responsable de secteur passe en revue avec vous les points suivants :
• Elle vous présente notre organisme, nos services, notre fonctionnement et répond à vos questions
• Elle étudie votre situation, vos demandes et vos souhaits
• Elle vous conseille et vous propose la prestation qui répondra le mieux à vos attentes et vos besoins
• Elle prend en compte vos préférences en termes de jours et d’heures d’intervention
• Elle définit avec vous le profil de l’intervenant(e) souhaité(e)
• Elle identifie les aides au financement possibles et vous monte les dossiers gratuitement
A la suite de cette première rencontre, la responsable de secteur vous rappelle pour vous proposer une organisation en vous communiquant le profil de l’intervenant(e) sélectionnée et un devis personnalisé en fonction de votre situation et des aides auxquelles vous avez droit. - Etape 3 - Démarrage des interventions
Le premier jour d’intervention, l’animatrice qualité vous présente votre intervenant(e).
Elle vous remet le classeur A VOS COTES contenant le livret d’accueil, le cahier de liaison, le contrat de prestation et la fiche mission-devis. C’est à ce moment que nous signons ensemble le contrat de prestation et la fiche mission-devis. Le classeur A VOS COTES est très utile car il permet de conserver sur un seul support tout l’historique de notre relation.
Si vous n’êtes pas chez vous quand nous intervenons, aucun problème ! 86% de nos clients nous confient leurs clefs ou même pensez au coffre à clés sécurisé : votre responsable de secteur pourra vous renseigner à ce sujet.
C’est à partir de ce premier jour que notre intervenant(e) assure sa prestation en respectant vos consignes et votre vie privée. La relation de confiance qui nous lie est primordiale pour nous. Il est donc nécessaire d’instaurer une relation chaleureuse et harmonieuse pour que l’intervenant(e) assure une qualité irréprochable lors de ses prestations, dans un respect et une confiance mutuelle. - Etape 4 - Suivi des prestations
La responsable de secteur vous rappelle quelques jours après le démarrage pour faire le point et vérifier votre satisfaction.
Avec A VOS COTES vous pouvez être assuré de ne pas subir de changement continuel d’intervenant(e). Une fois la ou les prestations mises en place, vous ne vous occupez plus de rien, l’intervenant(e) vient à votre domicile aux jours et heures convenues.
L’intervenant(e) vous est affectée pour une durée indéterminée sauf contre ordre de votre part ou si elle avait un empêchement de force majeure (maladie, congés ou formation). Dans ce cas, A VOS COTES vous garantie la continuité de service et s’engage à son remplacement de façon immédiate et ce jusqu’au retour de l’intervenant(e) titulaire. - Etape 5 - Contrôle des prestations
A VOS COTES a investi dans système de pointage par téléphone nous permettant de suivre et de contrôler les heures effectuées. L’intervenant(e) doit composer à partir de votre téléphone un numéro vert (gratuit) à son arrivée et à son départ. L’information est transmise à notre système informatique en temps réel ce qui nous permet connaître l’heure d’arrivée et l’heure de départ à la minute près.
A VOS COTES est donc alerté en temps réel en cas de retard ou d’absence non prévu de votre intervenant(e). Nos responsables de secteur et leurs assistant(e)s sont donc en capacité d’agir et de vous proposer un(e) remplaçant(e) si cela devait arriver.
Notre animatrice qualité effectue régulièrement des contrôles qualité mais nous vous demandons aussi de nous signaler ce qui va et ce qui ne va pas afin que l’on puisse être en constante amélioration de la qualité du service.
Enfin la responsable de secteur vous rend visite au moins une fois par an pour recueillir votre avis sur la prestation et revoir certaines choses si besoin. - Etape 6 - Souplesse de l'organisation
Nous sommes en permanence à votre écoute et disponibles. Nous sommes joignables 24h/24, week-ends et jours fériés compris.
Si vous souhaitez annuler ou décaler une prestation, vous devez impérativement le signaler à A VOS COTES au minimum 48 heures à l’avance et non directement à l’intervenant(e). Quelque soit le motif, vous avez la liberté de changer d’intervenant(e) et de modifier votre planning.
Enfin il n’y a aucun engagement de durée. Si vous souhaitez arrêter définitivement la prestation il vous suffit d’envoyer une simple lettre. N’est-ce pas une preuve de la qualité de notre fonctionnement et de l’efficacité de notre organisation ? - Etape 7 - Modalités de facturation
A chaque fin de mois, A VOS COTES calcule les heures effectuées et validées par le système de pointage par téléphone.
Une facture mensuelle, récapitulant les heures effectuées vous est ensuite adressée. Lorsque vous bénéficiez d’une aide financière (APA, PCH, etc…), c’est la participation prévue par le financeur qui vous est facturée.http://www.a-vos-cotes.com/aides-financieres/
Avec A VOS COTES, pas de prépaiement : vous payez vos prestations au mois et non pas à l’avance. Vous nous faites confiance en nous confiant votre domicile ou vos proches, nous vous faisons confiance en n’exigeant pas de prépaiement.
Les modes de paiement possibles sont :
– le chèque bancaire établi dès réception de la facture à l’ordre d’A VOS COTES.
– les CESU préfinancés envoyés dès réception de la facture.
– le prélèvement mensuel effectué le 15 du mois. C’est « LA » solution sans-souci : 91% de nos clients l’ont adoptée. - Etape 8 - Crédit d'impôts
A chaque début d’année, nous vous envoyons automatiquement une attestation fiscale qui est à joindre à votre déclaration d’impôts afin de bénéficier du crédit d’impôts de 50% des sommes dépensées.
Grâce aux aides financières et au crédit d’impôts votre prestation vous revient au meilleur prix.
Finalité : VOTRE SATISFACTION !
